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Rôle des adhérents

Président(e)

En tant que représentant de l’association mandaté par l’assemblée générale, le président est la personne qui a le plus de responsabilités dans l’association.  

De nombreuses décisions sont prises au nom du président. À chaque fois, celui-ci engage sa responsabilité personnelle et celle de l’association. 

 Ses principales missions sont : 

• Garantir l'application des statuts et du règlement intérieur de l'association. 
• Représenter l'association auprès des différents partenaires (NBC, FFDj, Ambassade, Ecoles, etc...). 
• Convoquer, préparer et présider les conseils d'administration et les assemblées générales. 
• Veiller à l’application des décisions du CA ou de l’AG : met en place les actions ou les coordonne. 
• Veiller à la bonne marche de l’association : administration, logistique, moyens humains, gestion de l’équipe. 
• Ordonner les paiements au prestataire de bus. 

Vice-Président(e)

Le poste de Vice-Président est de seconder le président dans toutes les démarches pour le fonctionnement de l'ATS. Le Vice-Président engage sa responsabilité personnelle ainsi que celle de l'ATS tout comme le Président. 

 Ses principales missions sont :

• Représenter le Président et l'association , si celui-ci n'est pas disponible auprès des différents partenaires  (NBC, FFDj, Ambassade, Ecoles, etc...)
• Préparer les conseils d'administrations et assemblées générales avec le Président.
• En début d'année, il doit seconder les secrétaires dans la mise en place des lignes ( lutins , papiers , panonceaux , badges,  etc....) et les trésoriers. Mais aussi les seconder tout au long de l'année en fonction des besoins.
• S'assurer, en début d'année comme en cours d'année avec le Président, de l'édition des badges pour l'accès aux emprises militaires ( pour les chauffeurs et pour les bus ) et leur restitution en fin d'année. Faire un listing et le tenir à jour.
• Faire le lien entre les responsables de lignes et la société STCD, il doit être disponible pour gérer les problèmes et être réactif.
• Faire le lien entre le lycée français de Djibouti, le bureau et les responsables de lignes.

• S'assurer du bon fonctionnement de l'association sur tous les plans.

Tésorièr(e)s

1/ Gestion comptable :  

  • Tenue et saisie des comptes  

  • Opérations (dépenses/recettes) 

 
2/ Gestion des rentrées et sorties financières : 

  • Inscriptions/remboursements 

  • Collecte des paiements auprès des resp. de lignes 

  • Dépôt des cotisations 3 fois par an à la banque 

  • Comptage des billets, préparation des liasses de billets 

  • Saisie des remises chèques 

  • Relationnel avec le personnel de la banque djiboutienne 
     

3/ Gestion des opérations de dépenses :  

  • Règlements des factures 

  • Transmission régulière des cotisations 

 

4/ Assurer la liaison entre l'association et le banquier 

 

5/ Suivi du compte bancaire et de la caisse 

 
6/ Préparation du budget prévisionnel 

 

7/ Gestion quotidienne des mails

Secrétaires

1/ Gestion des inscriptions  :  

  • Les inscriptions arrivent via le blog de l'ATS : ats-djibouti.e-monsite.com. Avoir une petite connaissance d'Excel 

  • Tenue et mise à jour d'un tableau Excel avec répartition des inscriptions selon le lieu d'habitation, 

  • Contact permanent avec les responsables de lignes 

  • Communiquer et envoyer au Lycée Français (Dolto et Kessel) les listes des enfants prenant le bus (par classe et par niveau) 

  • Tenue et mise à jour des différents documents de travail (comme liste des resp. de lignes,…) 

 

2/ Achat et préparation du matériel de travail :   

  • Préparation du lutin avec photocopie des bulletins d'adhésion, des décharges de responsabilités et autres documents 

  • Préparation des badges cartables et des badges parents accompagnateurs 

  • Préparation des panneaux pour les points de rassemblement à afficher à Dolto 

  • Prévoir un panneau identifiant la ligne de bus pour chaque bus 

 

3/ Gestion quotidienne des mails  

 4/ Secrétaire de séance lors des réunions/AG (prévoir entre 3 à 4 réunions/an) :  

  • Préparation de la fiche d'émargement 

  • Prise de note lors de la réunion/AG 

  • Faire le compte rendu de la réunion/AG 

 Pour ce poste, il y a deux moments de travail intense :  

1/ La mise en route de l'ATS : de fin août à fin septembre 

2/ Le renouvellement des inscriptions : début avril

Responsables de ligne

Mission principale : Assurer le bon fonctionnement de la ligne 

 

1/ Accueillir :  

  • les parents et les enfants en début d’année 

  • les éventuels nouveaux arrivants sur la ligne en cours d’année 

 

2/ Informer : 

  • sur le fonctionnement de la ligne en début d’année 

  • sur les règles à respecter (consignes orales et signature du règlement intérieur) 

  • en faisant le lien avec le bureau de l’ATS concernant toute information importante à communiquer aux parents. 

  • En participant aux réunions de l’Assemblée Générale  

 
3/ Organiser : 

  • une réunion de rentrée avec les parents 

  • des créneaux de rencontre pour récupérer les sommes dues au moment de la collecte des cotisations. 

 

4/ Gérer : 

  • les plannings mensuels concernant les tours de bus des parents en vérifiant leur équité. 

  • Les éventuels conflits entre enfants et entre parents. 

  • Les difficultés rencontrées sur la ligne comme un retard du bus, une panne… en communiquant l’information au bureau.